trecento60° offre il servizio di conservazione sostitutiva della documentazione aziendale in outsourcing. Il personale e le tecnologie impiegate da trecento60° sono in grado di convertire il documento aziendale, in un documento elettronico dotato di tutte le caratteristiche richieste dalla normativa affinché abbia validità dal punto di vista fiscale, civilistico e penale.
I documenti inviati al centro di digitalizzazione di trecento60°, oppure già in possesso del centro di digitalizzazione, vengono lavorati affinché assumano le seguenti caratteristiche:
- siano immodificabili > conversione in formato PDF o PDF/A
- siano riconducibili a una data certa > apposizione della marcatura temporale
- siano riconducibili a una persona certa > apposizione della firma digitale qualificata
Tutto il processo viene eseguito in conformità con quanto richiesto dalla legge e nei tempi previsti dalla normativa vigente. I documenti elettronici vengono conservati presso il centro di digitalizzazione di trecento60° e inviati ai legittimi proprietari (coloro che producono il documento originale) su DVD
trecento60° assume l’incarico di Responsabile della Conservazione e quindi si fa garante del corretto processo di conservazione nei confronti della Guardia di Finanza e si prende l’incarico di gestire il processo di conservazione sostitutiva dei documenti “unici” attraverso l’attivazione del Pubblico Ufficiale
Il personale di trecento60°, dotato anche di approfondite competenze fiscali e amministrative (dottori commercialisti esperti di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva), è in grado di accompagnare i propri clienti verso lo smaltimento dei documenti cartacei senza alcun rischio sanzionatorio
Per la gestione del processo di conservazione sostitutiva trecento60° si affida alle migliori tecnologie presenti sul mercato sia in termini di qualità che di affidabilità.
InfoCert per la gestione della firma elettronica qualificata e la marcatura temporale dei documenti
Aruba Sign per la gestione della firma elettronica qualificata e la marcatura temporale dei documenti
Quali documenti possono essere sottoposti a processo di conservazione sostitutiva?
Possono essere sottoposti a processo di conservazione sostitutiva, praticamente tutti i documenti circolanti in azienda. Il processo di conservazione è diverso a seconda che il documento sia “unico” oppure “non unico”. In particolare, per il documento c.d. “unico”, il processo di conservazione richiede l’intervento di un Pubblico Ufficiale che dovrà apporre la propria firma digitale qualificata sul documento già firmato dal Responsabile della Conservazione sostitutiva.
Quali sono i documenti “unici”?
I documenti “unici” sono tutti quelli che, per loro natura, sono emessi in singola copia, oppure non abbiano la necessità di essere registrati in un sistema contabile e quindi non si possa risalire a essi tramite sistemi alternativi al documento originale. Esempi di documenti unici sono: la scheda carburante; l’assegno quando è in circolazione (una volta registrato non è più considerato unico); i libri sociali cui si riferisce l’art. 2421 c.c. qualora non siano conservati presso repertori notarili ovvero presso il registro delle imprese; i titoli di credito; i contratti qualora non siano registrati presso i pubblici registri.
Il responsabile della conservazione sostitutiva può essere una persona giuridica? Oppure una persona fisica non dipendente dell’azienda che intende attuare il processo di conservazione sostitutiva?
Si, il responsabile della conservazione sostitutiva può essere una persona giuridica. In questo caso, la firma digitale qualificata sarà quella del legale rappresentante della società o di un suo delegato. Il responsabile della conservazione sostitutiva può essere un soggetto esterno all’azienda che intende procedere con la conservazione sostitutiva; in questo caso, come anche nel precedente, servirà una delega da parte dell’azienda al soggetto interessato.
Le scritture contabili e i documenti contabili in generale possono essere conservati in un luogo diverso dalla sede legale dell’azienda che intende procedere con la conservazione sostitutiva?
Sì, si dovrà solo fare comunicazione all’Agenzia delle Entrate del luogo di conservazione utilizzando lo specifico modello messo a disposizione (AA7/8 o AA7/9).
Per maggiori informazioni generali, scarica gratuitamente il white paper allegato!
La normativa relativa alla conservazione sostitutiva dei documenti è articolata e si è sviluppata nel tempo, a partire dal 2004, anche in considerazione del quadro normativo europeo. Viene di seguito riportata una sintesi delle principali normative che fanno da quadro di riferimento dell’intero impianto.
D.M.E.F del 23/01/2001
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (Pubblicato in G.U. n. 27 del 03/02/2004).
Delibera CNIPA n. 11/2004 del 19/02/2004
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Pubblicato in G.U. n. 57 del 09/03/2004).
Deliberazione CNIPA n. 45/2009 del 21/05/2005
Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico (Pubblicato in G.U. n. 282 del 03/12/2009).
D.Lgs del 07/03/2005, n. 82
Codice dell’Amministrazione Digitale (Pubblicato in G.U. n. 112 del 16/05/2005 – supplemento ordinario).